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ぴこねっとSaaS型システム構築(会計事務所管理システム)
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導入事例
SaaS型会計事務所システムを導入頂いたお客様の例をご紹介・ご説明致します。お客様のご要望の範囲によって内容は異なりますが、同様の業種の方で、システム導入をご検討の際には、ご参考にしてください。
【導入事例】
SaaS型会計事務所管理システム

事務処理が煩雑な会計事務所の管理を一元化したシステムで管理したいと思っていたとのこと。例えば、職員のスケジュール、日報管理、受注管理、請求書発行、職員作業内容分析、管理資料作成業務などは、それぞれのシステムで単体管理していたために、重複した作業や煩雑な作業になっている事が多くありました。しかし、市販されているパッケージシステムでは、会計事務所独特の事務作業の問題を解決する事ができないことが多くありました。
この問題を解決したのが、ぴこねっとが提供する業務プロセスコンサルティングとSaaS型会計事務所システム統合システムです。
SaaS型会計事務所システム事務所の業務処理とデータベースを一元管理し、重複作業を排し業務省力化・効率化を実現しました。

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背景・経緯(調査分析結果)
事務所の業務処理の手順が標準化及び共有されていないので重複した作業が多く存在していた。
ヒアリングを通じて、各部署の業務(社内の部門間及び個人間)を互いに認識していないため、担当者の前後の工程に不連続及び不規則が存在し、ムダな作業を作り出している部分もあった。
業務プロセス、特に報告業務、売上請求管理において業務手順はあるが、手順通りに実施されておらず、売上の計上もれの危険性があった。
顧客データの管理基準及びコンピュータデータ保全(解約顧客データの保全)の管理等が不完全であった。その為に、コンピュータに必要な情報が不用意に保管されていることが予想された。

業務プロセス改善が企業競争力を高める。
背景・経緯(調査分析結果)
課題
営業部門の窓口が複数となり重複した作業が発生
部署間の類似作業による重複作業の排除
業務分散による非効率の排除
システム不備による手作業の発生
情報化の遅れによる分析帳票の手作業作成の改善
帳票の標準化と、ムダな作業の排除
組織間のコミュニケーション不足によるロスの発生
課題

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課題の抽出(ロジックツリー)
課題の抽出(ロジックツリー)
課題解決の手法および方法

簡素化
全社の報告書体系を一本化する・業務プロセスの改善

システム化
報告書は基本的にシステムからアウトプットする・極力Excelは使用しない
新規顧客の契約、売上、請求、解約までのプロセスを標準化する・ 業務プロセスのデータベースは一元化する
集中分散型
データベースの一元化・日報入力を中心とした報告システムの一元化・社内情報の共有化
ルール化
業務プロセスのルール化を図る

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SaaS型会計事務所管理システム基本パッケージ
SaaS型会計事務所管理システム基本パッケージ
SaaS型会計事務所管理システム基本パッケージ

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SaaS型会計事務所管理システム体系図
SaaS型会計事務所管理システム体系図

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SaaS型会計事務所管理システム導入効果
業務処理量を1/3に低減する。(ムダな事務、重複事務・業務をなくす)
業務プロセスの短縮と軽量化を行うことにより、作業の省力化と軽減を図る。
(業務プロセスのシステム化、統合化を図り合理的なプロセスを構築する)
データベースの一元化で情報の共有化及び情報処理のスピード化を図る。
(7つに分散している基本データ入力を統合して、データの一元化を図る)
報告書、管理帳票の廃止、統合、改善を図り1/3を減らす。
(全体的に共通様式の管理帳票とする。個人で作成する管理帳票はなるべく廃止する)
SaaS型会計事務所管理システム導入効果
システムセキュリティ管理について
事務所管理システムにログインする場合は、ID・パスワードで個別認識を行い、関連会社4社で登録された担当者以外からのログインはできない状態とする。
事務所管理システムにログインする為のID・パスワード発行・管理は当社で行うため、外部流出の心配がない。
パソコン固有の識別番号を認識し、登録されたパソコン以外からのログインは出来ない。
データベースへアクセスするためのID・パスワードは毎週1回変更し、不正アクセスをブロックしている。(20桁のランダムの英数字を毎週変更している)
不正アクセス防止のため、毎日アクセスログのチェックを行っている。
ホームページのサーバーと異なり業務用サーバーを利用するため、IPアドレスの外部流出の心配は全くない。
24時間365日稼動で常時監視を行っている。
データのバックアップは、毎日1回サーバー内でのバックアップと当社社内でのバックアップを行い、非常時のデータ復旧が即座に可能である。
サーバーの機能強化、グレードアップは当社が自主的に行い、ユーザー様に買換えやメンテナンスの費用負担がない。常に最新のサーバーマシンを利用することが出来る。
サーバーへのアクセス回線は業務用専用回線を使用し、レスポンス、容量ともユーザー様にストレスを与えることはない。
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